Klantgroepen en kortingsregels

Met klantgroepen en kortingsregels leg je vaste prijsafspraken vast. Je kunt één of meer klanten aan een groep koppelen en daarna korting geven op een hele categorie of op afzonderlijke producten.

Voorbeeld: een klant krijgt normaal 24% korting op baking cups, maar op één bepaald product geldt 20%. De klant krijgt dan één bestelling, één pakbon en één factuur. Het systeem kiest per artikel automatisch de juiste korting.

Wat gebeurt er met de korting?

Bij het toevoegen van een artikel aan een nieuwe bestelling berekent het systeem de korting en bewaart die bij die orderregel. Daardoor zijn de webshop, het winkelmandje, de administratie en de factuur het met elkaar eens.

• De korting is zichtbaar bij de regel in de bestelling als Klantgroepskorting.
• Op de factuur en pro-forma staat de toegepaste regelkorting.
• Een latere wijziging van een kortingsgroep verandert geen bestaande bestelling of factuur.
• Bestaande, historische bestellingen blijven zoals ze zijn.

Eerst dit: waar beheer je de afspraken?

Ga in het admin-panel naar Kortingen → Klantgroepen.

In het overzicht kun je zowel de naam als de toelichting aanklikken om een groep te openen. In een groep staan drie onderdelen:

| Onderdeel | Waarvoor gebruik je het? | | --- | --- | | Algemeen | Naam, toelichting en actief/inactief. | | Klanten | De klanten die deze afspraak mogen gebruiken. | | Kortingsregels | Regels voor categorieën en losse producten. |

Maak altijd eerst de groep aan en sla die op. Daarna verschijnen de onderdelen Klanten en Kortingsregels.

Tutorial: klant productkorting geven

Gebruik een productregel als één product een andere korting nodig heeft dan de rest van het assortiment.

1. Ga naar Kortingen → Klantgroepen.
2. Kies Klantgroep toevoegen.
3. Geef de groep een herkenbare naam, bijvoorbeeld Newcakes vaste afspraken.
4. Vul bij Toelichting kort in wat de afspraak is, bijvoorbeeld: Cupcakedozen 20%, overige baking cups 24%.
5. Sla de groep op.
6. Open het onderdeel Klanten en kies Klant koppelen.
7. Zoek de klant op, vink de klant aan en sla op.
8. Open Kortingsregels en kies Product toevoegen.
9. Kies het product, vul het kortingspercentage in en zet de regel op Actief.
10. Sla de regel op.

Maak daarna een nieuwe bestelling voor deze klant en voeg het artikel toe. Bij de orderregel zie je de tekst Klantgroepskorting met het gekozen percentage.

Tutorial: klant korting geven op een categorie

Gebruik een categorieregel als dezelfde korting voor veel artikelen geldt, bijvoorbeeld alle baking cups of alle cupcake dozen.

1. Open of maak de juiste klantgroep.
2. Koppel de klant via het onderdeel Klanten.
3. Open Kortingsregels.
4. Kies Categorie toevoegen.
5. Kies de gewenste categorie.
6. Vul de korting in, bijvoorbeeld 24 voor 24%.
7. Laat Actief aangevinkt en sla op.

De regel geldt voor producten die aan die categorie zijn gekoppeld. Een product kan aan meer dan één categorie gekoppeld zijn; één passende categorie kan daarom al voldoende zijn.

Tutorial: een product laten afwijken van de categoriekorting

Een productregel gaat vóór een categorieregel. Gebruik dit voor een uitzondering.

Voorbeeld:

• categorie Baking cups: 24% korting;
• product Cupcakedoos met venster: 20% korting.

Voeg eerst de categorieregel van 24% toe. Voeg daarna in dezelfde klantgroep een productregel van 20% toe voor de cupcakedoos. Op die ene orderregel geldt dan 20%; op de andere producten uit de categorie blijft 24% gelden. De percentages worden nooit bij elkaar opgeteld.

Tutorial: meerdere klanten dezelfde korting geven

Je hoeft niet voor iedere klant een aparte groep met dezelfde regels te maken.

1. Maak één klantgroep, bijvoorbeeld Groothandel baking cups 20%.
2. Voeg de categorie- en productregels één keer toe.
3. Open het onderdeel Klanten.
4. Kies Klant koppelen.
5. Zoek en koppel de eerste klant.
6. Herhaal Klant koppelen voor iedere volgende klant.

Alle gekoppelde klanten gebruiken dezelfde regels. Verander je later een regel in de groep, dan geldt die verandering voor nieuwe artikelen die daarna aan een bestelling van die klanten worden toegevoegd.

Tutorial: tijdelijke korting instellen

Voor een afspraak die slechts tijdelijk geldt:

1. Maak een product- of categorieregel zoals hierboven.
2. Vul bij Geldig vanaf de eerste dag van de afspraak in.
3. Vul bij Geldig tot en met de laatste dag in.
4. Sla de regel op.

Buiten deze periode wordt de regel niet gebruikt. Na afloop kun je de regel bewaren voor de historie of op inactief zetten.

Welke korting kiest het systeem?

Per orderregel wordt één automatische korting gekozen:

1. Een aanbiedingsprijs is een eindprijs; daar komt geen extra klantgroepskorting bovenop.
2. Een actieve en geldige productregel gaat vóór een categorieregel.
3. Als er geen productregel is, gebruikt het systeem een actieve en geldige categorieregel.
4. Zijn er meerdere passende regels op hetzelfde niveau, dan wint het hoogste percentage. Bij gelijke percentages wint de regel met de hoogste prioriteit.
5. Is er geen groepsregel, dan blijft de algemene klantkorting op de klantkaart de standaard.

Een klant kan in meerdere groepen zitten. Geef groepen en toelichtingen daarom duidelijke namen, zodat altijd zichtbaar is waarom een afspraak bestaat.

Controleren in een bestelling en op de factuur

1. Maak een nieuwe bestelling voor de klant of laat de klant opnieuw bestellen.
2. Voeg een product toe waarop een regel van toepassing is.
3. Controleer bij de orderregel de oude prijs, de nieuwe prijs en de tekst Klantgroepskorting.
4. Klik eventueel op de prijs om de kortingendetails te bekijken.
5. Open de pro-forma of factuur en controleer dat de klantgroepskorting bij het artikel staat.

Controleer altijd een nieuwe bestelling nadat je een prijsafspraak voor het eerst hebt ingesteld.

Veelgestelde vragen

Verandert een nieuwe regel een oude factuur?

Nee. De korting wordt bewaard wanneer een artikel aan de bestelling wordt toegevoegd. Een wijziging is alleen van invloed op nieuwe artikelen in nieuwe bestellingen.

Kan ik een klant uit een groep halen?

Ja. Open de klantgroep, ga naar Klanten en kies bij de klant het prullenbak-icoon. De al gemaakte bestellingen blijven ongewijzigd.

Kan ik een groep tijdelijk uitzetten?

Ja. Zet bij Algemeen de groep op inactief. Nieuwe artikelen krijgen dan geen korting meer uit die groep. Een groep inactief zetten is meestal veiliger dan verwijderen.

Waarom geldt niet de korting die ik verwacht?

Controleer achtereenvolgens of de klant aan de groep is gekoppeld, de regel actief is, de geldigheidsperiode klopt en het product echt aan de gekozen categorie is gekoppeld. Controleer ook of er een productregel bestaat: die gaat vóór de categorieregel.