Wanneer wordt het factuurnummer gegenereerd?
1. Voorruit betalen + franco
Als het een Nederlandse klant betreft die vooraf moet betalen en de verzendkosten op voorhand bekend zijn dan wordt het factuurnummer direct gegenereerd bij het plaatsen van de bestelling.
2. Vooruit betalen + verzendkosten op nacalculatie
Deze bestellingen komen in het lijstje nieuwe bestellingen te liggen waar Anne-Marie handmatig alles gaat controleren en de verzendkosten handmatig gaat berekenen en invullen. Zodra de bestelling in orde is bevonden klikt Anne-Marie op is ok. Aangezien deze klanten vooruit moeten betalen verplaatst de bestelling nu naar het lijstje factureren. Factureren betekend in deze context dus "Te factureren".=
3. Achteraf betalen + verzendkosten op nacalculatie.
Bij klanten die achteraf mogen betalen start het proces ook bij nieuwe bestellingen. Anne-Marie controleert alles en berekend handmatig de verzendkosten. Als ze dat gedaan heeft dan klikt ze op is ok. Aangezien de klant achteraf mag betalen gaat de order eerst door naar order picken, dan naar controleren en vervolgens naar het lijstje transporteur. Zodra de bestelling is vertrokken uit het magazijn vinkt de magazijn medewerker de bestellingen af als uitgeleverd. Op dat moment verplaatst de bestelling naar factureren.
Generatie factuurnummer
Zodra Anne-Marie vanuit het factureren lijstje op factuur verzenden klikt dan wordt eerst het factuurnummer gegenereerd en direct daarna een e-mail naar de klant gestuurd met als bijlage de factuur. Vanaf dat moment start het aftellen naar de uiterste betaalperiode.
- Zolang de verzendkosten nog niet bekend zijn kun je eigenlijk nog niet van een factuur spreken.
- Zodra er een factuurnummer boven een factuur staat moet deze in principe definitief zijn.
- Als het factuurnummer op de factuur gezet wordt dan gaat ook de betaaltermijn lopen.